Αριθμοί σε εκατομμύρια ή δισεκατομμύρια; Έχουμε πάει όλοι εκεί, το κάναμε. Αλλά έχετε προσπαθήσει ποτέ να χειριστείτε και να εργαστείτε με αυτούς τους μεγάλους αριθμούς χρησιμοποιώντας το Excel;
Όλοι γνωρίζουμε τι είναι το Excel και πιθανότατα κάνουμε απλά πράγματα σε αυτό. Είναι σαν να οδηγείς ένα ποδήλατο. δεν χρειάζεται να γνωρίζετε τους υποκείμενους μηχανισμούς του. Κάνει αυτό που θέλετε να κάνει, ως επί το πλείστον.
Παρακάτω, συγκεντρώσαμε μερικές συμβουλές τύπου Excel για να κάνουμε την προσωπική ή επαγγελματική σας ζωή λίγο πιο εύκολη. Συνέχισε να διαβάζεις!
Χρησιμοποιήστε αγκύλες
Οι αγκύλες αποτελούν βασικό μέρος των τύπων του Excel και χρησιμοποιούνται για την οργάνωση και την ομαδοποίηση τμημάτων τύπων. Με αγκύλες, μπορείτε να διαχωρίσετε οδηγίες και δεδομένα σε έναν τύπο. Σας επιτρέπουν να κάνετε υπολογισμούς με διαφορετικά μέρη ενός τύπου ταυτόχρονα.
Βοηθούν στη δημιουργία ένθετων τύπων που μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σε άλλους τύπους. Για να χρησιμοποιήσετε αγκύλες στο Excel, ξεκινήστε με ένα άνοιγμα και, στη συνέχεια, προχωρήστε στην εισαγωγή του τύπου με κόμματα μεταξύ κάθε βήματος, όπως υποδεικνύεται από το Excel.
Όταν τελειώσετε, ολοκληρώστε τη φόρμουλα με ένα στήριγμα κλεισίματος. Αυτή είναι μια απλή αλλά χρήσιμη συμβουλή που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε καλά οργανωμένες και σωστές φόρμουλες για την εργασία σας.
Οι αγκύλες βοηθούν το Microsoft Excel να διαβάζει τους σωστούς τύπους και να εκτελεί τις σωστές λειτουργίες. Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε αγκύλες σήμερα στους τύπους του Excel για να βελτιώσετε την εργασία σας.
Εισαγάγετε σπασίματα γραμμής για διευκρίνιση σύνθετων τύπων
Η χρήση τύπων Excel μπορεί να κάνει τη ζωή πολύ πιο εύκολη για πολλά άτομα, καθώς πολύπλοκοι υπολογισμοί μπορούν να γίνουν με μερικές οδηγίες. Ένα τέτοιο παράδειγμα είναι η δυνατότητα εισαγωγής αλλαγών γραμμής για να διευκολύνουν την ανάγνωση πολύπλοκων τύπων. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να οπτικοποιήσετε τις οδηγίες που έχετε γράψει, ενώ ο υπολογισμός που θα αποφέρει θα είναι ακόμα ο ίδιος.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, μεταβείτε στο κελί που περιέχει τον τύπο και πατήστε το κουμπί F2 για να μεταβείτε στη λειτουργία επεξεργασίας. Μόλις φτάσετε εκεί, πατήστε τα πλήκτρα Alt και Enter μαζί, τα οποία θα εισάγουν αλλαγές γραμμής στον τύπο.
Αυτή η τεχνική μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν χρησιμοποιείτε πολλές διαφορετικές λειτουργίες ή ως ένας τρόπος για να βελτιώσετε: να προσθέσετε ετικέτες στους τύπους σας. Η χρήση αυτής της τεχνικής μπορεί να είναι ένας απλός τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας στο Excel.
Χρησιμοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου για να επιλέξετε εύρη κελιών σε τύπους
Χρησιμοποιώντας συντομεύσεις πληκτρολογίου Η επιλογή περιοχών κελιών σε τύπους σε εργασίες υπολογιστικών φύλλων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητά σας όταν εργάζεστε με το Excel. Μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο από το να χρειάζεται να επιλέξετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε κελί του τύπου.
Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου όπως ctrl + A για „επιλογή όλων“, ctrl + shift + τα πλήκτρα βέλους για την επιλογή των προηγούμενων ή επόμενων περιοχών και το ctrl + χώρος για την επιλογή ολόκληρης της στήλης μπορούν να κάνουν την επιλογή περιοχών κελιών πιο γρήγορη και εύκολη.
Μπορείτε επίσης να αποκτήσετε πρόσβαση σε βολικές συντομεύσεις από τη γραμμή κορδέλας, όπως να επιλέξετε ολόκληρη την περιοχή του πίνακα δεδομένων πατώντας Alt > A > W ή να επιλέξετε ολόκληρο το φύλλο εργασίας πατώντας Ctrl + A.
Ακόμη περισσότερο, οι επιλογές είναι διαθέσιμες εάν επιλέξετε την περιοχή κελιών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και, στη συνέχεια, πατήσετε F5 για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου „Μετάβαση σε“, το οποίο θα σας επιτρέψει να επιλέξετε την περιοχή με μερικά κλικ. Με εξοικονόμηση χρόνου χρησιμοποιώντας συντομεύσεις, φροντίστε να αρχίσετε να τις χρησιμοποιείτε σήμερα.
Χρησιμοποιήστε το F4 για να κυκλώσετε μέσα από σχετικές και απόλυτες αναφορές
Η χρήση του F4 για γρήγορη εναλλαγή σε σχετικές και απόλυτες αναφορές στο Excel είναι μια πολύ χρήσιμη συμβουλή που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να αυξήσει την αποτελεσματικότητά σας. Με λίγη προσπάθεια, το F4 διευκολύνει τη λήψη ακριβών δεδομένων και δεν ανησυχεί για τυχόν διαταραχή της ακεραιότητας ενός μοντέλου. Αυτό λειτουργεί ιδιαίτερα καλά κατά την κατασκευή περίπλοκων τύπων που πρέπει να αναφέρονται σε δεδομένα σε διαφορετικά κελιά.
Για να χρησιμοποιήσετε το F4, επιλέξτε το κελί που περιέχει τον τύπο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο F4. Αυτό θα περάσει γρήγορα σε σχετικές, απόλυτες και άλλες προδιαγραφές αναφοράς.
Εάν γίνουν λάθη ή απαιτούνται εναλλακτικές αναφορές, το F4 θα εξοικονομήσει χρόνο μεταβαίνοντας στο απαραίτητο στυλ αναφοράς με ακρίβεια. Για οποιονδήποτε ισχυρό χρήστη του Excel, αυτή η απλή συμβουλή μπορεί να αλλάξει το παιχνίδι όταν αντιμετωπίζετε περίπλοκους ένθετους τύπους.
Χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε έναν τύπο σε διαφορετικά κελιά ενός υπολογιστικού φύλλου
Το Fill Handle είναι μια από τις πιο χρήσιμες συμβουλές τύπου Excel που πρέπει να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε σήμερα. Σας εξοικονομεί χρόνο επιτρέποντάς σας να αντιγράψετε γρήγορα έναν τύπο σε διαφορετικά κελιά μιας εργασίας υπολογιστικού φύλλου.
Για να το χρησιμοποιήσετε, απλώς κάντε κλικ και σύρετε τη λαβή (το λεπτό μαύρο πλαίσιο που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία ενός κελιού) πάνω από τα κελιά που θέλετε να γεμίσετε. Το Fill Handle θα αντιγράψει αυτόματα τον τύπο για εσάς και μπορεί ακόμη και να αναγνωρίσει μοτίβα όπως εύρη ημερομηνιών. Μόλις αισθανθείτε άνετα με αυτό το απλό χαρακτηριστικό, θα μπορείτε να δημιουργήσετε πολύπλοκους τύπους σε χρόνο μηδέν.
Χρησιμοποιήστε το Alt + = Για να εισάγετε αυτόματα ένα άθροισμα
Το Alt + = είναι μια εύχρηστη συντόμευση στο Excel που εισάγει αυτόματα έναν τύπο SUM. Είναι το τέλειο εργαλείο για την πρόσθεση μιας σειράς κελιών και θα υποστηρίζει τόσο πολλές περιοχές κελιών όσο και πολύπλοκα κριτήρια.
Για να το χρησιμοποιήσετε, πατήστε Alt + =, επιλέξτε την περιοχή των κελιών που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να αθροίσετε και, στη συνέχεια, πατήστε Enter. Το Excel θα συμπληρώσει τον τύπο αυτόματα και θα προσθέσει όλες τις τιμές.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε συγκεκριμένους τύπους συναρτήσεων για να προσθέσετε μια σειρά δεδομένων, τα οποία μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε συνδυασμό με την εντολή Sum. Αυτό σας επιτρέπει να εισάγετε τιμές από πολλά κελιά ταυτόχρονα.
Με λίγη εξάσκηση, μπορείτε να κατακτήσετε τη χρήση όλων των συντομεύσεων Alt που είναι διαθέσιμες στο Excel και να βιώσετε τη δύναμη της εργασίας μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο για να εκτελέσετε σύνθετους υπολογισμούς με ελάχιστη προσπάθεια και να γίνετε οδηγός excel σε χρόνο μηδέν.
Χρησιμοποιήστε Ctrl +` για να εμφανίσετε τύπους σε ένα φύλλο εργασίας
Η χρήση του Ctrl για την εμφάνιση τύπων σε ένα φύλλο εργασίας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο και να εργαστείτε περισσότερο. Πατώντας ταυτόχρονα Ctrl και απόστροφο, όλοι οι τύποι που χρησιμοποιούνται στο φύλλο εργασίας θα επισημανθούν με διαφορετικό χρώμα από τα κανονικά δεδομένα, καθιστώντας ευκολότερο τον προσδιορισμό των τύπων.
Αυτό είναι ιδιαίτερα ωφέλιμο κατά την κοινή χρήση φύλλων εργασίας ή την αντιμετώπιση προβλημάτων, καθώς επιτρέπει στον αναθεωρητή να δει πώς υπολογίστηκαν τα δεδομένα χωρίς να χρειάζεται να περάσουν με μη αυτόματο τρόπο κάθε κελί ένα προς ένα.
Η εισαγωγή Ctrl και παύλα ταυτόχρονα θα σας επιτρέψει να δείτε τα μεμονωμένα μέρη κάθε τύπου. Χρησιμοποιώντας αυτές τις χρήσιμες συμβουλές φόρμουλας, θα είστε ενημερωμένοι με τις πιο πρόσφατες τεχνικές του Excel και θα βοηθήσετε να κάνετε τις εργάσιμες ημέρες σας πιο αποτελεσματικές.
Χρήση αυτόματου υπολογισμού με προσοχή
Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι ο αυτόματος υπολογισμός έχει πιθανά μειονεκτήματα. Μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα που μπορεί να είναι δύσκολο να αντιμετωπιστούν, καθώς οι τύποι ενημερώνονται και αλλάζουν πάντα. Επίσης, μπορεί να είναι χρονοβόρο όταν έχετε πολύπλοκους υπολογισμούς και υπάρχει πιθανότητα λανθασμένων αποτελεσμάτων λόγω εσφαλμένων τύπων.
Επομένως, να είστε προσεκτικοί όταν αλλάζετε τύπους ή ρυθμίζετε τον αυτόματο υπολογισμό. Είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο και να ελέγξετε τα αποτελέσματα για να διασφαλίσετε την ακρίβεια. Η χρήση συντομεύσεων πληκτρολογίου όπως το F4 για την επανάληψη της τελευταίας ενέργειας, η άνετη χρήση της λειτουργίας αυτόματης συμπλήρωσης και η χρήση της λειτουργίας αυτόματης άθροισης είναι μερικές βασικές συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Η χρήση ενός χειριστή εύρους με σχετική αναφορά θα συμβάλει στην αύξηση της ακρίβειας. Αφιερώνοντας χρόνο για να εξοικειωθείτε με αυτές τις συμβουλές θα συμβάλει στην αύξηση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας.
Δεδομένα χωρίς περιστροφή
Unpivot Data σας επιτρέπει να μετατρέπετε εύκολα σύνθετα δεδομένα έτσι ώστε να μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία από έναν συγκεντρωτικό πίνακα. Αυτό επιτρέπει έναν αποτελεσματικό τρόπο ανάλυσης και χειρισμού δεδομένων. Αυτό περιστρέφεται γύρω από τη χρήση του μενού Εργαλεία, το οποίο βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα στο Excel.
Αυτή η επιλογή θα σας επιτρέψει να μετατρέψετε γρήγορα στήλες σε σειρές και σειρές σε στήλες. Αυτή η μέθοδος είναι ιδανική για την εύρεση τάσεων και μοτίβων στα δεδομένα σας. Τα Unpivoted Data διευκολύνουν την εύρεση των δεδομένων που χρειάζεστε με οργανωμένο τρόπο.
Αυτό είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για χρήση εάν χρειάζεται να αναλύσετε σύνθετα δεδομένα και να βρείτε μοτίβα ή τάσεις. Είναι εύκολο στη χρήση και μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
Μορφοποίηση γραφήματος
Το Excel έχει μερικές εξαιρετικές επιλογές για να σας βοηθήσει να κατανοήσετε τα δεδομένα σας και οι πιο πρόσφατοι τύποι μπορούν να ανεβάσουν τα γραφικά σας στο επόμενο επίπεδο! Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε το INDEX και το MATCH σήμερα για να δημιουργήσετε δυναμικά εύρη που ενημερώνονται αυτόματα καθώς αλλάζουν τα δεδομένα σας. Η συνάρτηση CHOOSE μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε πολλές τιμές σε ένα μόνο κελί, γεγονός που μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να απλοποιήσει τα πιο σύνθετα φύλλα εργασίας σας.
Για να δώσετε στα γραφήματα σας μια εκλεπτυσμένη εμφάνιση, εξερευνήστε τις επιλογές μορφοποίησης υπό όρους για να τροποποιήσετε το χρώμα και το σχέδιο κάθε γραφήματος σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε τη χρήση γραφήματα ιεραρχίας στο Excel για να ανεβάσετε τις δεξιότητές σας στο επόμενο επίπεδο.
Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε αυτές τις συμβουλές τύπου Excel σήμερα
Η χρήση των πιο πρόσφατων και κορυφαίων συμβουλών τύπου Excel θα κάνει τη ροή εργασίας σας πιο αποτελεσματική και παραγωγική. Τώρα έχετε τα εργαλεία για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Excel.
Λοιπόν, τι περιμένεις; Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε αυτές τις συμβουλές σήμερα για να ξεκλειδώσετε τις δυνατότητες του Excel.
Ενδιαφέρεστε να μάθετε περισσότερα; Δείτε το υπόλοιπο site μας!
