Ψάχνετε έναν τρόπο να οργανώσετε έγγραφα και αρχεία; Νιώθετε συγκλονισμένοι από την ποσότητα χαρτιού που έχετε να διαχειριστείτε; Εάν ναι, τότε πρέπει να μάθετε για την αποθήκευση εγγράφων.
Κάτι τέτοιο μπορεί να σας βοηθήσει να ενισχύσετε τη στρατηγική διαχείρισης εγγράφων σας. Όχι μόνο αυτό, αλλά μπορείτε να μειώσετε τα τέλη αποθήκευσης για κουτιά και φακέλους αρχείων που δεν χρειάζεστε. Μακροπρόθεσμα, μπορείτε να κρατήσετε περισσότερα από τα χρήματα που έχετε κερδίσει με κόπο στον τραπεζικό σας λογαριασμό.
Δείτε παρακάτω για διάφορες συμβουλές και κόλπα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά τη δημιουργία αποθήκευσης εγγράφων. Να είστε έτοιμοι να νιώσετε έμπνευση για να ξεκινήσετε το ταξίδι σας προς την αποσυμφόρηση και την οργάνωση.
Ταξινόμηση των Εγγράφων
Είναι σημαντικό να ταξινομήσετε τα έγγραφα με βάση τη συνάφειά τους. Για παράδειγμα, δημιουργούν ένα παλιότερο σωρό και ένα νεότερο σωρό.
Η δημιουργία πιο συγκεκριμένων στοίβων, όπως χρηματοοικονομικά έγγραφα ή αποδείξεις, μπορεί να βοηθήσει στη διαδικασία ταξινόμησης. Αυτό θα βοηθήσει στον διαχωρισμό των παλιών εγγράφων, διευκολύνοντας την απόρριψή τους όταν έρθει η ώρα. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ποια έγγραφα, όπως φορολογικά αρχεία, θα πρέπει να διατηρούνται επ‘ αόριστον.
Μετά τη διαλογή, τα χαρτιά πρέπει να φυλάσσονται σε φακέλους ή φακέλους με ευδιάκριτη ετικέτα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα διαχωριστικό για να ταξινομήσετε τα έγγραφά σας. υπάρχουν α-zzzz διαχωριστικά που μπορείτε να αγοράσετε διαδικτυακά για το σκοπό αυτό.
Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε ένα εφεδρικό σύστημα ή ένα σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης για τα έγγραφα που αποθηκεύονται με ασφάλεια σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Η αποτελεσματική ταξινόμηση και αποθήκευση των εγγράφων σας είναι το κλειδί για ένα ομαλό και οργανωμένο σύστημα αρχειοθέτησης.
Επιλέξτε τα σωστά δοχεία αποθήκευσης
Πλαστικοί κάδοι αποθήκευσης και τα συστήματα κατακόρυφης αποθήκευσης αποτρέπουν την εσφαλμένη τοποθέτηση ή φθορά των εγγράφων. Τα ντουλάπια αρχειοθέτησης παρέχουν ασφαλή και ασφαλή αποθήκευση εγγράφων, τα οποία μπορούν να ταξινομηθούν ανά ετικέτες και να κατηγοριοποιηθούν σε ενότητες, προσθέτοντας περαιτέρω στην οργάνωσή τους.
Τα έγγραφα που αποθηκεύονται στα σωστά δοχεία μπορούν να παραμείνουν ανέπαφα για χρόνια, επομένως βεβαιωθείτε ότι τα δοχεία που θα επιλέξετε είναι σε καλή κατάσταση και παρέχουν ασφαλή, μακροχρόνια αποθήκευση. Λάβετε υπόψη τους τύπους εγγράφων που πρέπει να αποθηκευτούν και το μέγεθός τους όταν επιλέγετε δοχεία αποθήκευσης. Κρατήστε τα έγγραφα μακριά από το πάτωμα και ασφαλίστε τα πάντα για να αποφύγετε την καταστροφή ή ακόμα και την καταστροφή τους.
Επισημάνετε τα δοχεία
Είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για υγρή αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι ή στο γραφείο. Η επισήμανση των δοχείων επιτρέπει τη γρήγορη και εύκολη αναφορά κατά την ανάκτηση των αποθηκευμένων εγγράφων.
Η επισήμανση των δοχείων πρέπει να περιλαμβάνει τον τύπο των αρχείων που αποθηκεύονται, μαζί με τις ημερομηνίες αποθήκευσης και το τρέχον απόθεμα. Κάτι τέτοιο θα απλοποιήσει τη διαδικασία εύρεσης σημαντικών εγγράφων όταν παραστεί ανάγκη.
Η επισήμανση των δοχείων θα πρέπει να γίνεται σε όλη τη διαδικασία αποθήκευσης των εγγράφων και να διατηρείται ενημερωμένη. Οι κατάλληλες ετικέτες μπορούν να βοηθήσουν στην εξασφάλιση της ασφαλούς και αποτελεσματικής αποθήκευσης σημαντικών εγγράφων στο σπίτι ή στο γραφείο.
Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό για αποτελεσματική αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι
Η αποτελεσματική αποθήκευση των εγγράφων είναι απαραίτητη για να διατηρείτε το σπίτι ή το γραφείο σας οργανωμένο. Προσδιορίζοντας τους τύπους των εγγράφων, ταξινομώντας τα σε κατηγορίες, επιλέγοντας τα σωστά δοχεία αποθήκευσης, επισημαίνοντας τα δοχεία, δημιουργώντας ένα σύστημα αρχειοθέτησης, ασφαλίζοντας τα έγγραφα και καθαρίζοντας τακτικά παλιά έγγραφα, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα έγγραφά σας είναι εύκολο να βρεθούν, να διαχειριστούν, και διατήρηση.
Σας άρεσε να διαβάζετε αυτό το άρθρο; Περιηγηθείτε στη σελίδα μας για περισσότερες χρήσιμες συμβουλές.
